CDI

Durée du travail: 1.00 ETP

Etablissement: AEMO 68 Colmar – Service d’Action Éducative en Milieu Ouvert

Pôle: Protection de l'enfance

Expérience: > 5 ans

Diplôme: Bac + 2

Mobilité: Haut-Rhin

Rémunération: Selon la CCNT66

Référence de l'offre: 1-secretaire-de-direction-fh-aemo68

COLMAR (68)
A partir du : 20/01/21

Dans le cadre d’une promotion interne, le Service AEMO68 recrute 1 Secrétaire de Direction.

Diplômes/Qualifications :

  • Niveau III Assistant de Direction, Assistant Manager ou Assistant de gestion PME/PMI

Missions (en lien avec la fiche métier) :

Sous l’autorité du Directeur et du Responsable Administratif et de Gestion, il/elle :

  • met en oeuvre la coordination et l’harmonisation des pratiques entre les différents sites.
  • met en œuvre les activités du pôle administratif dans le respect des consignes de son hiérarchique
  • assiste, en concertation avec la Responsable Administratif et Gestion le Directeur afin de lui faciliter la prise de décision dans l’organisation, la coordination et la réalisation de son activité
  • participe et soutient la mise en œuvre des décisions de la Direction
  • rganise son travail en lien avec la présence du Directeur sur l’un ou l’autre site.

Activités au cœur de métier

1/ Organise et gère ses activités administratives :

  • priorise et planifie les activités
  • rédige, met en forme des documents, des tableaux de bord et en assure le suivi
  • garanti la mise à jour et le suivi des dossiers dont il/elle a la responsabilité,
  • produit, organise et diffuse l’information de documents en garantissant leur fiabilité,
  • travaille en lien avec les services de la Direction Générale,
  • participe aux améliorations de l’organisation du service,
  • fait évoluer et/ou élabore des procédures et les met en œuvre en lien avec la Responsable Administrative et Gestion
  • Veille, gère, organise et contrôle les dossiers du personnel
  • Coordonne les relations avec les instances de Santé et de Sécurité au Travail
  • Elabore les états préparatoires de paies mensuellement (absences, frais de déplacements, de loisirs etc…)

2/ Facilite la communication interne et externe :

  • veille au suivi des informations stratégiques,
  • accueille et oriente un correspondant téléphonique et/ou un visiteur ponctuellement
  • communique et recherche les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale,
  • Veille à la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés.

3/ Assiste le Directeur afin d’optimiser la gestion de son activité et de faciliter sa prise de décision :

  • prépare et constitue les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie (rapports d’activités, budgets prévisionnels…)
  • est force de proposition dans le traitement des dossiers et assure le suivi de la décision,
  • veille au respect des échéances,
  • assiste le directeur en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,
  • assure et organise la logistique d’un événement,
  • assure les achats courants du service et les enregistrements des pièces comptables.

Savoirs sur l’environnement professionnel et connaissances

Maîtrise des logiciels bureautiques et professionnels et leurs évolutions. Sait utiliser les nouvelles technologies de l’information et de la communication. A des connaissances en droit du travail, en gestion des ressources humaines et en formation professionnelle. Maitrise l’expression écrite et orale. Assure une veille documentaire et actualise ses connaissances.

Qualités attendues

Sens des responsabilités – Discrétion, respect de la confidentialité – Capacité à hiérarchiser l’information et à la transmettre de manière pertinente – Organisation, méthode et rigueur – Esprit d’initiative et autonomie – Capacité à travailler en équipe – Capacités relationnelles et sens de la diplomatie – Capacité d’animation – Capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés – Capacité d’adaptation et réactivité – Capacité à réaliser un travail soigné – Bonne présentation

Spécificités :

Déplacements professionnels réguliers sur Colmar et Mulhouse. Véhicule personnel et permis B indispensables

Expérience professionnelle : > 5 ans 

Candidatures à adresser par courrier ou email :

(Lettre de motivation + CV) Madame CLERC, Directrice – recrutement.aemo68@arsea.fr

 

Votre candidature