1/ Encadrer, animer et conduire et piloter l’organisation du pôle administratif et des services généraux :

• organise et coordonne les activités,
• apporte un appui technique aux professionnels,
• crée et soutient une dynamique collective,
• veille aux conditions de travail individuelles et collectives,
• anime et organise des réunions pluri-professionnelles pour la formation professionnelle et du pôle administratif dans le service
• Conduit les entretiens annuels et les entretiens professionnels du pôle administratif et des services généraux.

2/Coordonner les ressources humaines :

• participe à la gestion administrative des personnels,
• Elabore des tableaux de bord nécessaires au suivi du personnel : contrats de travail, absences, demandes de mobilités, GPEC…
• identifie les besoins de formation et les recense
• pilote le processus de formation : Organise et suit la formation professionnelle et les groupes d’analyses de la pratique 
• Accompagne les salariés dans leurs projets de formations individuelles
• Veille, organise et contrôle l’intégration des nouveaux salariés et des stagiaires,
• Conduit les entretiens de rapports d’étonnements et en fait les retours à l’équipe de Direction
• Est responsable des modalités de recrutements : diffusions d’offres d’emplois, sourcing, tri des candidatures et suivi des entretiens
• Est responsable du recrutement des personnels administratifs sous réserve de la validation du directeur.

3/Assister le Directeur dans la gestion de l’activité et facilite la prise de décision :

• recherche et communique les informations en lien avec l’activité,
• prépare et constitue les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,
• est force de proposition dans le traitement des dossiers et assure le suivi de la décision,
• veille au respect des échéances
• Supervise la logistique d’un événement et assure sa communication

4/Mettre en œuvre les outils de contrôle et de prévision adaptés au pilotage de l’activité, en lien avec le directeur :

• Elabore et renseigne les tableaux de bord nécessaires au pilotage de l’établissement,
• suit le budget prévisionnel et transmet au directeur les états afin de lui permettre d’optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision,
• réalise des documents de synthèse, conçois des outils de suivi de l’activité de la structure.
• renseigne les outils de gestion de la Direction Générale

5/ Contribuer à la gestion administrative et budgétaire d’un service et/ou d’une structure :

• participe à la gestion et à la planification des moyens matériels et budgétaires du service et/ou de la structure,
• veille à la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité en lien avec le Directeur,
• Traite les incidents informatiques et de téléphonie en lien avec le Responsable Informatique de la Direction Générale et les prestataires
• gère et rend compte des dépenses de fonctionnement courant qui lui sont dévolues,
• transmet les informations nécessaires à l’élaboration des rapports d’activités et des tableaux de bord
• Supervise, en lien avec le Directeur les demandes de dépenses

6/Répondre aux obligations comptables de la structure :

• contrôle et suit la facturation de l’activité,
• veille au respect des échéances

7/Organiser et gérer les activités administratives :

• priorise et planifie les activités du pôle administratif
• rédige, met en forme des documents en lien avec la secrétaire de Direction,
• Organise, supervise, contrôle la mise à jour et le suivi des dossiers,
• produit et diffuse l’information de documents en garantissant leur fiabilité,
• travaille avec les services de la Direction Générale,
• est force de proposition sur les améliorations de l’organisation du service,
• élabore et/ou fait évoluer des procédures

8/ Organiser la communication interne et externe :

• veille au suivi des informations stratégiques,
• garanti la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,
• Organise la communication sur les évènements internes/externes