Développement social, Direction Générale, Handicap et insertion, Protection de l’enfance

Secrétaire de direction

« Le professionnel agit avec bienveillance à l’égard des bénéficiaires, dans le respect du projet associatif et du projet de structure. Il se doit de veiller à la sécurité et au respect des droits des bénéficiaires. »

Est responsable et met en œuvre les activités de secrétariat de la structure en appréciant les urgences et les priorités.

Assiste sa hiérarchie afin de lui faciliter la prise de décision dans l’organisation, la coordination et la réalisation de son activité.

Organise son travail et, le cas échéant, celui d’une équipe de secrétaires.

Facilite la communication interne et externe dans le respect des consignes et des procédures.

Offres d'emploi liées

Chef de service socioéducatif F/H – 1460

Cadre intermédiaire F/H – 1411

Offres d'emploi générales

Travailleur social F/H (EMPEX) – 1458

Chef de service socioéducatif F/H – 1460

Details

Situation de travail et contexte professionnel

Relations hierarchiques

Exerce ses missions sous la responsabilité du directeur de structure et/ou du chef de service auxquels il rend compte.

Relations fonctionnelles

Travaille en collaboration avec les membres d’une équipe pluri-professionnelle et avec les bénéficiaires.
Supervise, le cas échéant, l‘équipe du secrétariat.

Activités au coeur de métier

1/ Organiser et gérer les activités administratives :

  • prioriser et planifier les activités du secrétariat,
  • rédiger, mettre en forme des documents,
  • garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,
  • produire, organiser et diffuser l’information de documents en garantissant leur fiabilité,
  • travailler en lien avec les services de la Direction Générale,
  • renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
  • initier les améliorations de l’organisation du service,
  • faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en œuvre.

 

2/ Faciliter la communication interne et externe :

  • veiller au suivi des informations stratégiques,
  • accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
  • communiquer et rechercher les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale,
  • garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,
  • assurer le traitement du courrier.

 

3/ Assister le Directeur afin d’optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision :

  • rechercher et communiquer les informations en lien avec l’activité,
  • préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,
  • être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,
  • veiller au respect des échéances,
  • assister le directeur en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,
  • organiser la logistique d’un événement, sa communication dans le cadre du budget alloué.

Connaissance et qualités requises

Savoirs sur l'environnement professionnel et connaissances

Maîtriser les logiciels bureautiques et professionnels et leurs évolutions.

Savoir utiliser les nouvelles technologies de l’information et de la communication.

Connaitre les techniques de prise de notes rapide.

Maitriser l’expression écrite et orale.

Réactualiser ses connaissances.

Qualités attendues pour le métier

Sens des responsabilités

Discrétion, respect de la confidentialité

Capacité à hiérarchiser l’information et à la transmettre de manière pertinente

Organisation, méthode et rigueur

Esprit d’initiative et autonomie

Capacité à travailler en équipe

Capacités relationnelles et sens de la diplomatie

Capacité d’animation

Capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés

Capacité d’adaptation et réactivité

Capacité à réaliser un travail soigné

Bonne présentation

Formations et expériences professionnelles

Niveau III assistant de gestion PME/PMI ou assistant de direction, assistant de manager

Aires de mobilité

Métiers dans le domaine administratif ou de la gestion